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Interruptions : ce temps qui passe et qui coûte cher à l’entreprise et aux salariés

Votre collaborateur prend son poste à 8h30,  il arrive sur son lieu de travail puis après avoir salué vos collègues et pris un café, il s’assoit à son bureau , prêt à commencer sa journée. Il doit traiter ce matin, la situation difficile de M MONSIUER. Alors qu’il vient de commencer à se plonger dans les courriers papier et ouvrir le dossier numérique, il son téléphone sonne. C’est sa collègue Marie Pierre, qui a besoin d’une info urgente pour répondre à son client qu’il l’appelle sur une autre ligne. Il consacre 10 minutes à chercher l’info dans son ordinateur avant de la lui envoyer rapidement par mail les rapports demandés. Il reprends alors  le dossier de M MONSIUER mais après à peine un quart d’heure, le responsable des ventes qui vient d’arriver vient la voir pour vous demander de lui rédiger un mémo sur les prévisions 2017, pour sa réunion à 16h30, . Résigné, il s’attèle à ce nouvelle demande et se dit qu’il finira de travailler sur son dossier cet après-midi… tout en sachant pertinemment que d’autres interruptions viendront encore le déranger. En fin de journée se collaborateur qui n’aura eu de cesse de répondre aux sollicitations risquent de rentrer chez lui avec l’insatisfaction d’avoir fait son travail, en tout cas un travail de qualité.

C’est un scénario que tout travailleur connait bien : les interruptions au travail. Elles ne sont pas si anodines que ça puisque les dernières publications Sumer 2015 indiquaient que 1 salariés sur 3 se plaignait de ses interruptions (lien RPS) . En plus  : les pertes sont estimées à 1 trillion d’euros par an pour l’économie américaine par Johnathan Spira, spécialiste de la question. En plus du temps perdu à faire autre chose, chaque interruption demande à la personne concernée plusieurs minutes pour réussir à se recentrer sur sa tâche initiale : cela peut prendre jusqu’à 23 minutes. Si on regarde ce que cela génère du point de vu de la performance, alors il y de quoi prendre peur !

Outre le cout économique pour les entreprises, les interruptions au travail ont également des conséquences psychologiques pour les travailleurs. Ils n’arrivent pas à rendre les tâches demandés par leurs supérieurs hiérarchiques dans les temps (augementation du Job Strain) , avec une plus mauvaise estime d’eux- mêmes et de leur travail.

Edward G. Brown, consultant sur le management du temps pour des entreprises, conseille de  limiter ces interruptions et d’augmenter la productivité :

  • Identifier vos « voleurs de temps » : il peut s’agir de vos collègues qui ont besoin d’un conseil sur un dossier, de vos amis ou de votre famille qui vous appellent alors que vous êtes au bureau ou encore même d’Internet ;
  • Une fois vos voleurs de temps identifiés, mettez en place des « temps dédiés » ou des stratégies afin de réduire le temps perdu. Par exemple, convenez avec votre chef qu’il ne doit pas vous interrompre entre 10h et 12h. S’il a des questions ou des tâches supplémentaires à vous faire faire, il sait qu’il peut venir vous voir à 12h ;
  • Installez sur votre ordinateur un programme type Stop procrastinating qui vous empêche d’accéder à Internet pendant un temps déterminé,, ou StayFocused agit de la même façon que les précédents mais est constitué d’une simple extension de votre navigateur Google Chrome. Ainsi, vous serez moins tenté d’aller jeter un rapide coup d’œil (qui peut vite se transformer en 30min) aux réseaux sociaux ou aux infos du jour ;
  • Désactivez la fonction pop-up de votre programme d’email ou mieux encore, fermer votre application et ouvrer là en fin de tache. Définissez des temps dédiés pour répondre à vos mails.

Ces quelques techniques peuvent vous aider à gagner jusqu’à 60% de temps en plus.

Que ferez vous alors du temps ainsi récupéré ? Bouger, aller prendre un café avec un collègue, tisser du liene t echanger dans l’informel, vous verrez vous aller encore gagner en efficacité….(Elton Mayo  théorie des organisations, Le mouvement des relations humaines)

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